Polityka prywatności

Polityka prywatności i plików cookies Podlasie4x4

Wersja dokumentu: 22.09.2026.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest stowarzyszenie PODLASIE 4X4, ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 6B lok. 58, 15-888 Białystok, Polska, KRS 0000311971, NIP 5423119633, REGON 200254533. Kontakt w sprawach danych: Podlasie4x4pl@gmail.com, tel. +48 695 194 425 lub pisemnie na powyższy adres.

Polityka dotyczy serwisu Podlasie4x4, w tym podlasie4x4.pl i nowa.podlasie4x4.pl, konta w panelu kierowcy, zamówień towarów (koszulek, czapek zimowych i czapek z daszkiem), zapisów na wydarzenia i kontaktu z Organizatorem. Stosujemy rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, dalej „RODO”.

2. Jakie dane otrzymujemy

W zależności od czynności przetwarzamy:

dane klienta i kontaktowe: imię, nazwisko, e-mail, telefon oraz treść korespondencji;
dane konta: e-mail, zabezpieczoną postać hasła, historię czynności potrzebną do bezpieczeństwa konta;
dane zgłoszenia: imiona i nazwiska zgłoszonych uczestników, rolę w załodze, kategorię i numer startowy, klub lub nazwę zespołu, rodzaj i oznaczenie pojazdu;
dane zamówienia: wybrany pakiet, liczbę uczestników oraz rodzaje i liczbę towarów, kroje, rozmiary i warianty, ceny, status płatności, identyfikator transakcji i informacje o zwrotach;
dane rozliczeniowe wymagane przepisami, w tym dane nabywcy na dokumentach księgowych, jeśli mają zastosowanie;
informacje o wydaniu pakietu, sprawdzeniu wymagań technicznych pojazdu i przebiegu udziału, w zakresie potrzebnym do organizacji wydarzenia;
wyniki sportowe oraz fotografie związane z wydarzeniem, w zakresie określonym poniżej;
oświadczenia i zgody wraz z datą i wersją zaakceptowanych dokumentów;
dane techniczne, takie jak adres IP, czas żądania, adres odwiedzanej podstrony, informacje o przeglądarce, sesji i błędach serwisu.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od klienta, od osoby zgłaszającej załogę, w związku z udziałem w wydarzeniu oraz od operatora płatności w zakresie potwierdzenia transakcji. Nie wymagamy podawania PESEL, skanów dowodu tożsamości ani danych o zdrowiu w formularzu zamówienia. Prosimy nie zamieszczać takich danych w polach swobodnego tekstu bez wcześniejszego uzgodnienia potrzeby ich przekazania.

3. Cele i podstawy prawne

Cel	Podstawa prawna i zakres
Utworzenie i prowadzenie konta, przyjęcie zamówienia, sprzedaż towarów, obsługa płatności i kontakt związany z umową	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy z klientem lub działania na jego żądanie przed jej zawarciem.
Organizacja udziału klienta, wydanie pakietu i przekazywanie niezbędnych komunikatów organizacyjnych	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — realizacja zamówionego udziału. Wiadomość o godzinie odprawy lub zmianie organizacyjnej nie jest zaproszeniem marketingowym.
Organizacja udziału pilota i innych osób zgłoszonych przez klienta, które nie są stroną umowy	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na obsłudze prawidłowo zgłoszonej załogi, ustaleniu uprawnienia do udziału i bezpieczeństwie wydarzenia. Jeżeli dana osoba jest stroną umowy, właściwą podstawą jej obsługi jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Rozliczenia, dokumenty księgowe i obowiązki związane z obsługą praw konsumentów	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki wynikające z właściwych przepisów podatkowych, rachunkowych i konsumenckich.
Rozpatrywanie roszczeń umownych, ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń	Art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO w zakresie obsługi umowy i obowiązków prawnych oraz lit. f w zakresie uzasadnionego interesu ochrony praw Organizatora.
Zabezpieczenie kont, wykrywanie nadużyć, obsługa błędów i zapewnienie ciągłości działania	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu.
Tworzenie zbiorczych statystyk popularności serwisu	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie niezbędnego przetworzenia danych technicznych żądania — uzasadniony interes w ocenie wykorzystania i poprawie serwisu. Docelowe zestawienia są anonimowe i nie umożliwiają identyfikacji odwiedzających. Nie używamy w tym celu identyfikatorów śledzących ani analitycznych cookies.
Obsługa ogólnych pytań i korespondencji	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na udzieleniu odpowiedzi; przy pytaniach zmierzających do zawarcia umowy na żądanie osoby — lit. b.
Ustalenie wyników, prowadzenie klasyfikacji i rozpatrywanie protestów	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla klienta oraz lit. f dla pozostałych uczestników — prawidłowe przeprowadzenie zawodów i udokumentowanie ich przebiegu.
Publiczna prezentacja imienia i nazwiska wraz z wynikiem	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda danej osoby. Bez tej zgody publiczna prezentacja ogranicza się do numeru startowego, kategorii i wyniku; dane te mogą nadal pośrednio identyfikować uczestnika i są ograniczane do niezbędnego zakresu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w interesie dokumentowania klasyfikacji sportowej.
Publikacja rozpoznawalnego wizerunku w relacji na podstawie zgody	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwa zgoda na rozpowszechnianie wizerunku. Odrębnie ocenia się sytuacje, w których przepisy nie wymagają zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku, np. gdy osoba jest jedynie szczegółem całości zgromadzenia. Sam udział w rajdzie nie oznacza zgody na portrety ani reklamowe wykorzystanie wizerunku.
Zaproszenia i informacje marketingowe SMS	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz uprzednia zgoda wymagana przez art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

4. Czy podanie danych i zgody są obowiązkowe

Podanie danych oznaczonych w formularzu jako wymagane jest potrzebne do utworzenia konta lub realizacji wybranego zamówienia. Ich niepodanie może uniemożliwić tę czynność. Dane do dokumentów rozliczeniowych mogą być wymagane przez przepisy. Pola opcjonalne można pozostawić puste.

Zgody na SMS marketingowy, publikację nazwiska w wynikach oraz wykorzystanie wizerunku są dobrowolne i odrębne od akceptacji regulaminu. Odmowa nie pozbawia możliwości dokonania zakupu lub udziału na zasadach wydarzenia. Zgodę można wycofać przez dostępne ustawienia w panelu albo wiadomość na Podlasie4x4pl@gmail.com, równie łatwo jak ją udzielono. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Nie żądamy odrębnej zgody na przetwarzanie danych niezbędnych do wykonania umowy. Udostępnienie polityki prywatności realizuje obowiązek informacyjny; nie jest zgodą marketingową.

5. Dane pilota i pozostałych uczestników

Jeżeli nie podajesz danych osobiście, otrzymujemy je od osoby zgłaszającej załogę. Dotyczy to przede wszystkim imienia, nazwiska, roli w załodze, powiązania ze zgłoszeniem i wybranego rozmiaru lub wariantu towaru. W czasie wydarzenia dochodzą informacje organizacyjne i wynik.

Osoba zgłaszająca powinna przekazać Ci tę politykę. Organizator odpowiada za zapewnienie realizacji obowiązku informacyjnego także wobec osób zgłoszonych przez kogoś innego — w terminach wynikających z art. 14 RODO, zasadniczo najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania danych, a jeśli wcześniej nastąpi kontakt lub ujawnienie danych innemu odbiorcy, najpóźniej odpowiednio przy tym kontakcie lub pierwszym ujawnieniu.

Zgłaszający nie może udzielać zgody na Twój marketing lub wizerunek wyłącznie dlatego, że zgłasza załogę. Publikacja nazwisk obu członków załogi wymaga odpowiednich zgód obu osób; zgłaszający może przekazać cudzą zgodę tylko wtedy, gdy rzeczywiście jest do tego upoważniony. Zgody dotyczące małoletnich wymagają odrębnej oceny uprawnienia osoby reprezentującej dziecko.

6. Odbiorcy danych

Dostęp mają upoważnione osoby Organizatora w zakresie swoich zadań. W niezbędnym zakresie dane mogą otrzymywać:

dostawca hostingu, utrzymania serwisu, kopii zapasowych i pomocy informatycznej;
dostawcy poczty elektronicznej, w tym Google w związku z używaniem kontaktowego adresu Gmail, oraz operator wysyłki wiadomości systemowych;
dostawca usługi SMS JustSend, jeśli korzystamy z niego do wysyłania klientowi wiadomości;
Autopay S.A. oraz instytucje uczestniczące w wybranej płatności — w zakresie niezbędnym do transakcji, rozliczenia i zwrotu; w ramach własnych obowiązków operator płatności działa jako odrębny administrator;
podmiot obsługujący pomiar czasu i klasyfikację rajdu — wyłącznie w zakresie danych potrzebnych do tego zadania;
dostawcy obsługi księgowej, prawnej i reklamacyjnej;
organy publiczne, jeśli obowiązek udostępnienia wynika z przepisów.

Dostawcy przetwarzający dane na nasze zlecenie są objęci odpowiednimi umowami. Inni odbiorcy mogą działać jako samodzielni administratorzy w zakresie własnych obowiązków. Nie przekazujemy wszystkim dostawcom pełnej bazy uczestników. Do przygotowania towarów i posiłków wystarczają zasadniczo zbiorcze ilości i rozmiary, bez danych identyfikujących klientów.

Odbiorcami treści zamieszczonych publicznie w wynikach i galerii są użytkownicy internetu. Nie publikujemy w tych miejscach telefonów, adresów e-mail ani danych rozliczeniowych. Nie przechowujemy pełnych numerów kart ani kodów CVV/CVC lub kodów BLIK w bazie zamówień.

7. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z poczty Google może wiązać się z przetwarzaniem korespondencji i danych technicznych poza EOG, w tym w USA. Google opisuje stosowanie decyzji o odpowiednim stopniu ochrony, w tym ram ochrony danych UE–USA dla objętych nimi odbiorców, a w pozostałych właściwych przypadkach standardowych klauzul umownych. Szczegóły i sposób uzyskania kopii zabezpieczeń: https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=pl. Informację o zabezpieczeniach związanych z przetwarzaniem przez Organizatora można również uzyskać pod naszym adresem kontaktowym.

Zewnętrzny serwis płatności, mapy lub inny serwis odwiedzany przez klienta może przetwarzać dane zgodnie z własną polityką. Sam odnośnik nie oznacza udostępnienia takiemu serwisowi pełnych danych zamówienia. Nie należy utożsamiać hostowania strony w Polsce z brakiem wszystkich transferów danych poza EOG.

8. Okresy przechowywania

Stosujemy poniższe okresy lub kryteria, zależnie od celu i rodzaju informacji:

Dane konta — przez czas prowadzenia konta; po jego zamknięciu pozostają jedynie dane potrzebne do innych, nadal aktualnych celów wskazanych poniżej.
Dane potrzebne do realizacji zamówienia lub rajdu — przez czas realizacji, obsługi zmian, rozliczenia i reklamacji. Następnie pozostaje tylko zakres niezbędny do obowiązków prawnych lub konkretnie uzasadnionej ochrony roszczeń.
Dokumenty podatkowe — zasadniczo przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem przypadków przerwania lub zawieszenia przedawnienia. Dokumenty rachunkowe — przez właściwy okres wynikający z ustawy o rachunkowości, zazwyczaj 5 lat liczonych od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.
Dane potrzebne do roszczeń — przez właściwy okres przedawnienia danego roszczenia, co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą albo 6 lat dla ogólnych roszczeń cywilnych, z uwzględnieniem szczególnych terminów, zasad liczenia końca terminu i toczących się postępowań. Nie oznacza to automatycznego zatrzymywania całej dokumentacji i wszystkich zdjęć przez najdłuższy możliwy okres.
Korespondencja niezwiązana z zamówieniem — do zakończenia sprawy, a później tylko gdy jej zachowanie jest potrzebne do wykazania sposobu jej załatwienia lub ochrony roszczeń.
Dane na potrzeby marketingu oraz publikacje oparte na zgodzie — do jej wycofania albo zakończenia danego celu, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej. Ograniczony dowód zgody i jej wycofania może pozostać, jeśli jest potrzebny do wykazania zgodności działań i ochrony roszczeń.
Ograniczone dane klasyfikacji sportowej — tak długo, jak utrzymywane jest archiwum wyników danej edycji i istnieje uzasadnienie jego prowadzenia; potrzeba zakresu danych i identyfikacji osób podlega okresowej ocenie. Dla publikacji nazwiska na podstawie zgody obowiązuje również możliwość jej wycofania.
Zwykłe logi techniczne — do 90 dni; wyodrębnione zapisy dotyczące konkretnego incydentu mogą być przechowywane do jego wyjaśnienia i zakończenia związanych z nim roszczeń.
Anonimowe zestawienia statystyczne — mogą być przechowywane wieloletnio, w celu porównywania popularności strony i wydarzeń. Nie zawierają adresów IP, identyfikatorów kont lub sesji ani historii pojedynczego użytkownika. Dane umożliwiające identyfikację nie stają się anonimowe tylko dlatego, że nazwano je statystyką.
Kopie zapasowe — w cyklu do 90 dni. Dane usunięte z aktywnego systemu mogą pozostawać w zabezpieczonych kopiach do ich nadpisania; nie są w tym czasie używane do bieżącej obsługi lub marketingu. Przy odtworzeniu kopii uwzględniamy wcześniejsze żądania usunięcia.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługują Ci prawa dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy.

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu ze względu na swoją szczególną sytuację. W przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest skuteczny bez potrzeby jego uzasadniania. Możesz też wycofać zgodę i złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: https://uodo.gov.pl.

Żądania kieruj na Podlasie4x4pl@gmail.com lub adres Administratora. Odpowiadamy zasadniczo w ciągu miesiąca; gdy RODO pozwala przedłużyć termin ze względu na złożoność lub liczbę żądań, informujemy o przyczynach i przedłużeniu w ciągu pierwszego miesiąca. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje konieczne do potwierdzenia tożsamości, bez zbierania danych nadmiarowych.

Przy zgłoszeniu dotyczącym wizerunku pomocne jest wskazanie zdjęcia, linku lub wydarzenia. Brak numeru zdjęcia nie pozbawia Cię prawa do złożenia żądania. Usunięcie danych nie zawsze jest możliwe od razu, np. gdy konkretne dane muszą pozostać na podstawie przepisów podatkowych.

10. Cookies i pamięć przeglądarki

Serwis korzysta z niezbędnych mechanizmów sesji i bezpieczeństwa oraz własnych zbiorczych statystyk prowadzonych po stronie serwera. Statystyki obejmują liczby odsłon publicznych stron i wydarzeń w okresach dziennych, miesięcznych i rocznych. Osobno zliczamy ogólne kategorie przeglądarek, systemów, urządzeń i źródeł ruchu, bez zapisywania pełnych adresów odsyłających. Kategorie nie są łączone w profile wizyt. Krótkotrwały, niezależny licznik aktywności obejmuje tylko globalną liczbę odsłon i jest usuwany po 20 minutach. Nie mierzymy unikalnych osób. Nie tworzymy historii przeglądania poszczególnych osób, nie łączymy statystyk z kontem lub zamówieniem i nie używamy analitycznych cookies, identyfikatorów w pamięci przeglądarki ani rozpoznawania urządzenia na podstawie zestawu jego cech. Nie przekazujemy danych o oglądalności zewnętrznemu dostawcy analityki.

Mechanizm	Dostawca	Cel	Czas
P4X4SID	Serwis Podlasie4x4	Utrzymanie sesji, logowania i ochrona formularzy	Do zakończenia sesji przeglądarki
sessionStorage, klucze zaczynające się od crew-search:	Serwis Podlasie4x4	Zapamiętanie tekstu filtra listy w panelu w ramach bieżącej karty	Do zakończenia sesji danej karty przeglądarki

Niezbędne mechanizmy są używane w zakresie koniecznym do świadczenia żądanej przez użytkownika usługi, zgodnie z art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Nie służą śledzeniu reklamowemu. Możesz zmienić ustawienia przeglądarki, jednak blokowanie sesji może uniemożliwić logowanie, zamówienie lub zapis formularza.

Jeżeli w przyszłości uruchomimy opcjonalną analitykę, reklamy lub osadzone usługi wymagające zgody, poinformujemy o ich dostawcach, celach i okresach działania oraz umożliwimy osobną zgodę przed uruchomieniem. Odmowa i wycofanie zgody będą równie dostępne jak jej udzielenie.

11. Automatyzacja i aktualizacje

Serwis automatycznie oblicza ceny i przetwarza statusy płatności. Nie stosujemy profilowania marketingowego ani decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, o których mowa w art. 22 RODO. Nieprawidłowości zamówienia można zgłosić do weryfikacji przez Organizatora.

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się procesy przetwarzania lub wymagania prawne. Nowe cele wymagające zgody nie są uruchamiane wyłącznie na podstawie opublikowania nowej wersji dokumentu.